Objednávky¶

Rezervace produktů¶

Pokud pracujete se skladovou zásobou produktů, jsou v okamžiku vzniku objednávky na produkty vytvořeny rezervace; ty jsou uvolněny s vyřízením objednávky (a jsou odepsány ze skladu) nebo s jejím zrušením (je pouze zrušena rezervace, takže jsou produkty opět dostupné ke koupi).

Zrušení rezervací¶

Standardně se rezervace uvolní ve chvíli, kdy vyřídíme objednávku – tím dojde k vydání výdejky (snížení skladové zásoby) a odstranění rewzervací. Nicméně můžete chtít pouze odstranit rezervace. To můžete udělat z detailu objednávky (tab Produkty)

nebo z detailu skladu v modulu Produkty.

Označíte položky, kterým chcete zrušit rezervaci, a kliknete na tlačítko Odstranit rezervace. Nedojde ke snížení skladové zásoby, pouze se uvolní rezervace.

Odeslání objednávky na sklad¶

Zkontrolovanou objednávku je potřeba odeslat na sklad pomocí tlačítka „Odeslat do skladu“. Tím dojde k založení zásilky (v aplikaci Zásilky), se kterou pracují osoby, které jsou zodpovědné za nachystání a zabalení objednávky. Na základě vzniklé zásilky tak nachystají balíky, které poté předají doručovací službě či k osobnímu odběru.

Pokud je v Nastavení e-shopu (modul Administrace) vypnuto nastavení Ruční potvrzení odeslání do skladu, zásilka se zakládá automaticky, jakmile je možné objednávku zpracovat (zaplacená objednávka nebo dobírka či platba na fakturu).

Manuální vytvoření objednávky¶

Většina objednávek e-shopu vzniká přes web. Takovéto objednávky se automaticky objevují v aplikaci Objednávky. Může se však stát, že potřebujete vytvořit objednávku ručně (vytvoření objednávky místo zákazníka dle jeho požadavku, reklamace a podobně).

1. Jděte do aplikace Objednávky a klikněte na tlačítko „Nový“.

2. Objeví se nové okno, ve kterém můžete vyhledat již existujícího zákazníka (již nakupoval, má založený vlastní účet), takže dojde k předvyplnění jeho údajů. Pokud zákazník v systému ještě neexistujte, jednoduše vyberte e-shop, přes který chcete objednávku vytvořit, cílovou zemi, kam bude objednávka zaslána (nebo kde bude vyzvednuta), jazyk (ovlivňuje e-maily a faktury) a také měnu, ve které bude objednávka účtována. Jednotlivé nabízené hodnoty jsou ovlivněny zvoleným nastavením e-shopu. Stiskněte tlačítko „Pokračovat“.

3. Otevře se nové okno, ve kterém na prvním tabu vyplníte fakturační a dodací údaje zákazníka. Také vyberte konkrétní typ objednávky:

   • Nákup – jedná se o typickou objednávku (objednávka z e-shopu). Ve většině případů budete používat tento typ.

   • Likvidace – používá se v případě, že potřebujete ze skladu odepsat zboží, které je poškozené nebo znehodnocené.

   • Požadavek dodavatele – tento typ se používá v případě, že potřebujete expedovat produkty ze skladu zcela mimo e-shop (nejedná se tedy o objednávku jako takovou, ale spíš o požadavek na expedici produktů).

   • Promo – objednávka vytvořená za účelem odeslání reklamního zboží (propagace).

   • Reklamace – objednávka, která se vytváří v případě uznané reklamace, kdy odesíláte nový produkt výměnou za původní.

     Nastavení Dočasně rezervováno znamená, že budou produkty z objednávky dočasně rezervovány, a tedy nedostupné pro nákup na e-shopu (dojde k ovlivnění dostupné skladové zásoby). Objednávku s tímto příznakem pak můžete bez problému zpracovat klasickým způsobem.

     

4. Na druhém tabu Produkty přidejte všechny položky objednávky. Stisknutím tlačítka „Přidat“ vyhledejte konkrétní produkt (pomocí jeho kódu, názvu nebo EANu) a zadejte jeho cenu, množství a případně i slevu. Opakujte, dokud na zásilce nejsou všechny produkty, které do objednávky patří.

5. Na tabu Slevy můžete přidat slevu, která se aplikuje na celou objednávku. Pokud chcete aplikovat slevu jen na určitý produkt, musíte slevu nastavit přímo na daném produktu (předchozí bod).

6. Tab Platba a doručení slouží k výběru platební a dodací metody. Pro ručně vytvořené objednávky nedochází k automatickému odesílání e-mailů a generování dokumentů.

7. Jakmile jste hotovi, stiskněte tlačítko „Vytvořit“ a dojde k založení nové objednávky v aplikaci Objednávky.

8. Se vzniklou objednávkou pracujete stejně jako s objednávkou, jež vznikla na e-shopu. Rozdíl je pouze v tom, že nedochází k automatickému odeslání e-mailů zákazníkům ani k automatické tvorbě dokumentů (v případě, že máte na e-shopu automatické odesílání e-mailů a generování dokumentů nastavené). Vždy je nutné vše vyřešit ručně.

Odeslání e-mailů a tvorba dokumentů k objednávce¶

Pro objednávky, které byly vytvořeny zákazníkem přes e-shop, dochází k automatickému odesílání e-mailů a generování dokumentů následovně (jedná se o standardní nastavení, které je možné změnit v Nastavení e-shopu v modulu Administrace):

• Online platba kartou: automaticky se odesílá e-mail o zaplacení objednávky, automaticky se vygeneruje faktura (po úspěšném zaplacení objednávky).

• Bankovní převod: automaticky se odesílá e-mail s potvrzením o vzniku objednávky, automaticky se do něj vloží vygenerovaná zálohová faktura. Po zaplacení (spárování platby) dojde k vygenerování faktury a automatickému odeslání e-mailu s potvrzením o zaplacení objednávky.

• Osobní odběr: automaticky se odesílá e-mail s potvrzením o vzniku objednávky.

• Dobírka: automaticky se odesílá e-mail s potvrzením o vzniku objednávky. Faktura vzniká se založením objednávky (je možné nastavit, aby se generovala až se zaplacením dobírky). V Nastavení e-shopu je možné toto nastavení změnit a fakturu generovat až po zaplacení dobírky.

O tom, že byl e-mail odeslán, se můžete přesvědčit v detailu objednávky na tabu „Log“, kde je soupis všech akcí a změn, kterými objednávka prošla.

Pro ručně vytvořené objednávky je nutné všechny e-maily vždy odesílat ručně.

Signálem pro odeslání e-mailu o expedici objednávky (nebo její připravenosti na osobní odběr) je Stav vyřízení objednávky – konkrétně stisk tlačítka Odesláno v aplikaci Zásilky. Jakmile je zásilka předána dopravci (odeslána), uvidíte tento stav přímo na objednávce nebo v seznamu objednávek.

Ruční odesílání e-mailů¶

V detailu objednávky je v panelu nástrojů tlačítko Odeslat e-mail. Po kliku se objeví nové okno, ve kterém nastavíte, jaký e-mail se má odeslat:

1. V Typu e-mailu vyberte, jaký e-mail chcete odeslat. Pokud chcete odeslat systémový e-mail, vyberte jej v poli Typ e-mailu (například pro odeslání informace, že byla zásilka předána dopravci, zde vyberete Zásilka byla předána dopravci). Pokud chcete odeslat nesystémový e-mail, v poli Typ e-mailu vyberte Zvolte šablonu e-mailu a v poli Vyberte šablonu zvolte konkrétná šablonu e-mailu, který chcete odeslat.

2. Dále můžete upravit pole pro předmět, odesílatele, příjemce a kopie (e-mailové adresy, na které bude tento e-mail také odeslán).

3. V Obsahu vidíte aktuální náhled e-mailu dle šablony. Text e-mailu můžete upravit.

4. V sekci Přílohy můžete přiložit i soubory ze svého počítače. V Nastavení e-shopu (modul Administrace) na tabu E-maily je možné e-mailu přidat jako přílohu například fakturu nebo jiný dokument.

Generování dokumentů¶

Pro e-shop je možné vytvářet 5 typů dokumentů – objednávku, zálohovou fakturu, fakturu, opravný daňový doklad a dodací list. Tyto dokumenty jsou přístupné v detailu objednávky na tabu Dokumenty.

Zde můžete vidět aktuálně existující dokumenty. Pokud chcete vytvořit dosud neexistující zálohovou fakturu, normální fakturu nebo dodací list, klikněte na tlačítko Přidat a zvolte konkrétní typ (následně můžete zadat datum vystavení, splatnosti i datum uskutečnění zdanitelného plnění). Jestliže daný dokument není možné vytvořit, znamená to, že není nastaven v Nastavení e-shopu (modul Administrace). Je tedy potřeba jít do tohoto nastavení a generování dokumentu zde nastavit.

Všechny vydané faktury se nacházejí v aplikaci Faktury (modul Prodej). Zde je možné je zobrazovat, filtrovat dle potřeby (dle čísla faktury nebo objednávky, dle data vystavení i poslední změny, dle ceny objednávky a podobně). Rovněž je možné z této aplikace faktury exportovat pro následný import do dalších programů.

Pokud již dokumenty existují a v objednávce došlo k nějaké změně, je nutné existující dokumenty přegenerovat pomocí tlačítka Přegenerovat, které se nachází v panelu nástrojů pro tab Dokumenty.

Objednávka je dokument, který se v BizBoxu neukládá a pokaždé je vytvářen znovu. Proto ho není nutné přegenerovávat.

Opravný daňový doklad vzniká refundací objednávky, ke které již existuje faktura (případně jejím zrušením, pokud se jedná o objednávku na dobírku, ke které již existuje faktura).

Stavy objednávek¶

Objednávky mají dva stavy:

• Stav – aktuální status platby.

• Stav vyřízení – aktuální status doručení objednávky.

Stavy se pro některé objednávky mění automaticky (platba kartou, bankovní převod), pro jiné (dobírka, platba v hotovosti) je nutné měnit je ručně (případně automaticky spárováním nahrané platby do BizBoxu, což je typické pro dobírku).

Pokud v detailu objednávky přiřazujete ručně platbu, můžete povolit nastavení Zaplatit, které objednávku automaticky označí za zaplacenou a provede další návazné akce (odeslání e-mailu, vygenerování faktury) dle nastavení.

Stav vyřízení se mění automaticky dle stavu zásilky. Stav zásilky se mění v aplikaci Zásilky (vytvořeno, čeká se, balí se, zabaleno, odesláno, doručeno).

Ruční změna stavu na objednávce („překliknutí“ stavu) na sebe nemá navázány žádné akce. Pokud tedy objednávce pouze změníte stav na „Zaplaceno“ bez přidání platby na tabu Platby, nedojde k žádným návazným akcím.

Detail objednávky¶

Detail objednávky se skládá z několika tabů:

Stavy objednávek¶

Další možnosti objednávek¶

V rámci objednávek můžete využít i další funkcionality:

Výběr zobrazení¶

V aplikaci objednávky je v panelu nástrojů dostupný výběr předdefinovaného filtru.

Tato funkce se typicky používá v situacích, kdy máte nějaké filtry, které nad objednávkami opakovaně aplikujete. Například si vyfiltrujete všechny nezaplacené bankovní převody naopak všechny zaplacené objednávky, které jsou hrazené kreditní kartou a má je doručit Česká pošta.

Abyste nemuseli ve všech sloupcích neustále klikat a měnit filtry, můžete si jednoduše každé zobrazení uložit:

1. Aplikujte si filtry tak, jak potřebujete. Třeba na zmíněné nezaplacené bankovní převody: ve sloupci Platební brána si vyfiltrujte bankovní převody a ve sloupci Stav pak hodnoty Zaplaceno.

2. V panelu nástrojů klikněte na zelené plus, které se nachází u políčka Vybrat zobrazení.

3. Do nového okna napište název, pod kterým budete své aktuálně aplikované filtry v tomto poli v budoucnu vybírat. Tedy například Nezaplacené bankovní převody.

4. Zobrazení přidejte.

5. Následně je ve vybírátku zobrazení dostupné pro všechny uživatele z vašeho účtu.

6. Vytvořte si tolik zobrazení, kolik potřebujete.

Poté už vždy stačí jen vybrat konkrétní zobrazení v panelu nástrojů a nemusíte filtry složitě překlikávat.

Výběr zobrazení je dostupný i v dalších aplikacích, jako jsou třeba Kontakty, Zásilky nebo ref:Produkty<produkty>. Pamatujte také na tlačítko Resetovat filtry, které okamžitě všechny aplikované filtry odstraní.

Tagování objednávek¶

V panelu nástrojů se nachází tlačítko Tagy, pomocí kterého přidáte zvolené objednávce barevný štítek. Pokud zatím žádné tagy vytvořené nemáte, můžete kliknout na tlačítko Správce tagů (v okně, které se objeví po kliku na tlačítko Tagy) a tagy si přidat. Následně je můžete přiřadit na objednávku.

V objednávkové aplikaci si pak můžete přidat sloupec Tagy, ve kterém se jednotlivé tagy přiřazené objednávce zobrazují, a můžete podle nich i filtrovat. Jinak jsou tagy také zobrazeny v detailu objednávky na tabu Obecné.